Dasar sepuluh (desimal) sama dengan 3710 diperoleh dari :
1001012 = ( 1 x 25 ) + ( 0 x 24 ) + ( 0 x 23 ) + ( 1 x 22 ) + ( 0 x 21 ) +
( 1 x 20 )
= ( 3210 ) + ( 0 ) + ( 0 ) + ( 410 ) + ( 0 ) + ( 110 )
= 32 + 0 + 0 + 4 + 0 + 1 = 3710
Khusus untuk mengkonversi bilangan pecahan atau real, jika diketahui
suatu bilangan pecahan dalam bentuk biner 111.011, maka bentuk
bilangan desimalnya yaitu 7,375 cara konversinya yaitu sebagai berikut:
Basis Eksponen Simbol Jumlah Simbol
100 = 1
101 = 10
102 = 100
103 = 1000
dst
0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 10
Oktal Desimal Biner
0 0 000
1 1 001
2 2 010
3 3 011
4 4 100
5 5 101
6 6 110
7 7 111
111,0112 = ( 1 x 22 + 1 x 21 + 1 x 20 + 0 x 2-1 + 1 x 2-2 + 1 x 2-3 )
= 4 + 2 + 1 + 0 + 0,25 + 0,125
= 7,37510
D. Sistem Bilangan Dasar Delapan (Oktal)
Sistem bilangan oktal yaitu sistem bilangan berbasis 8, artinya
bahwa terdapat 8 simbol yang mewakilinya. Sistem bilangan oktal ini
secara umum sering digunakan oleh sistem komputer. Untuk dapat
mengkonversi bilangan oktal ke desimal caranya sama seperti ketika
kita mengkonversi bilangan biner ke desimal, hanya kalau pada bilangan
desimal ada 10 simbol, sedangkan bilangan oktal hanya ada 8 simbol.
Konversi dari biner ke oktal atau sebaliknya dari oktal ke biner caranya
dengan mengelompokkan 3 bit untuk setiap angka oktal. Tabel berikut
akan memperlihatkan konversi bilangan oktal ke bentuk desimal dan biner.
Tabel 3.7. Konversi dari oktal, desimal dan biner
Contoh konversi dari sistem bilangan oktal ke sistem bilangan desimal
sebagai berikut:
45678 = ( 4 x 83 ) + ( 5 x 82 ) + ( 6 x 81 ) + ( 7 x 80 )
= 2048 + 320 + 48 + 7
= 242310.
Contoh konversi dari sistem bilangan desimal ke sistem bilangan
oktal sebagai berikut:
bilangan yang bulat 19210 = 192 / 8 = 24 sisa 0
= 24 / 8 = 3 sisa 0
= 3 / 8 = 0 sisa 3
(dibaca dari bawah ke atas / dibaca sisa hasil pembagian).
Contoh konversi dari sistem bilangan biner ke sistem bilangan oktal
sebagai berikut:
diketahui bilangan biner
hasil = 70318 (dibaca dari kiri ke kanan)
E. Sistem Bilangan Dasar Enambelas (Heksadesimal)
Bilangan heksadesimal biasa disebut bilangan basis 16, artinya ada
16 simbol yang mewakili bilangan ini, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya
pada tabel 1. Untuk mempermudah pengalihan (konversi) sistem bilangan
dasar heksadesimal ke bentuk sistem bilangan dasar desima, biner dan
octal perhatikan tabel berikut :
Tabel 4.8. Konversi sistem bilangan heksadesimal, oktal, biner dan desimal
Hasil = 3008
111 000 011 001
7 0 3 1
Heksadesimal Desimal Biner Oktal
0 0 0000 0
1 1 0001 1
2 2 0010 2
3 3 0011 3
4 4 0100 4
Berikut ini akan diberikan beberapa contoh bentuk konversi sistem
bilangan dasar 16 (heksadesimal) ke bentuk sistem bilangan dasar desimal.
Jika diketahui sistem bilangan dasar heksadesimalnya yaitu 23416 maka
akan diperoleh 56410 cara menghitungnya yaitu sebagai berikut:
23416 = ( 2 x 162 + 3 x 161 + 4 x 160 )
= 512 + 48 + 4 )
= 56410
Jika diketahui suatu bilangan desimalnya yaitu 51210 maka akan
diperoleh 20016 cara menghitungnya yaitu sebagai berikut:
512 / 16 = 32 sisa 0
32 / 16= 2 sisa 0
2 / 16 = 0 sisa 2
(dibaca dari bawah ke atas / dibaca sisa hasil pembagian).
Contoh konversi dari sistem bilangan biner ke sistem bilangan heksadesimal
sebagai berikut:
diketahui bilangan biner
hasil = EC8916 (dibaca dari kiri ke kanan)
5 5 0101 5
6 6 0110 6
7 7 0111 7
8 8 1000 10
9 9 1001 11
A 10 1010 12
B 11 1011 13
C 12 1100 14
D 13 1101 15
E 14 1110 16
F 15 1111 17
Hasil = 20016
1110 1100 1000 1001
E C 8 9
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Penciptaan komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan
masalah-masalah yang membutuhkan perhitungan-perhitungan aritmatika
atau kalkulasi angka, yang mana jumlah angkanya lebih dari 14 digit,
sehingga peralatan yang sudah ada terasa sangat tidak memungkinkan
untuk menghasilkan keakuratan dan ketelitian yang cepat dan tepat. Peran
komputer yang mampu memberi inputan yang besar dan juga outputan
yang besar dapat dilakukan secara berulang-ulang dengan tingkat keakuratan
dan ketelitian yang dapat diandalkan kecepatan dan ketepatannya.
Alat tulis kantor seperti pena dan kertas, dulunya menjadi media
yang paling populer dikalangan pekerja kantoran. Segala macam bentuk
kegiatan kantoran tidak pernah lepas dari media ini . Penulisan atau
pencatatan kegiatan kantoran sampai membuat laporan bertumpu padanya.
Tumpukan kertas yang berada di laci-laci meja dan lemari-lemari kantor,
menyimpan data dan informasi. Sistem kegiatan perkantoran yang berbasis
media ini , sekarang ini telah mulai dianggap kuno.
Komputer saat ini telah digunakan oleh para pekerja kantoran, sehingga
perubahan kegiatan perkantoran yang manual dan nyata, sekarang dan
masa akan datang telah berubah menjadi virtual. Istilah virtual sama
dengan maya, maya artinya tidak nyata, tidak nyata bermakna bahwa
sistem yang dilakukan tidak memiliki bentuk fisik. Sekarang dan masa
akan datang, komputer berdasar ukuran fisiknya yang minimalis,
portable dan mudah dibawa-bawa kemana saja (mobile) seperti laptop,
notebook, tablet PC, perangkat-perangkat yang setara dengan komputer
contohnya blackberry, i-pad, i-phone dan lain sebagainya, secara pesat
telah menggantikan peran dari pena dan kertas.
Pesatnya perkembangan dibidang teknologi informasi dan komunikasi
(Information and Communication of Technology/ICT) ini , telah meminimalisasi
pemakaian pena dan kertas. ICT lebih menjadikan istilah virtual semakin
akrab dengan kegiatan perkantoran modern. Kegiatan tulis menulis atau
catat mencatat dan membuat laporan, sekarang ini telah berbasiskan
ICT. Data dan informasi sekarang ini telah disimpan dan ditempatkan
didalam ICT, tidak lagi diatas kertas atau ditumpukan kertas, dilaci-laci
meja dan dilemari-lemari kantor. Media tulis menulis dan penyimpanan
data semakin beragam, format data, cara-cara penyimpanan data serta
pengelolaan data telah mengalami banyak perubahan.
B. Data
Istilah data yaitu suatu istilah majemuk yang berasal dari kata
datum yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti
yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar,
kata-kata, kalimat-kalimat, instruksi-instruksi, angka-angka, huruf-huruf,
simbol-simbol, ide, konsep, kondisi, obyek, situasi dan lain-lain. Data kemudian
diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat
dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri,
hal ini dinamakan deskripsi.
Data menurut cara memperolehnya yaitu data primer yang secara
langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan
maupun organisasi, misalnya mewawancarai langsung kepada orang-
orang yang dianggap ada hubungannya dengan penelitian. Data primer
juga dapat diperoleh melalui pengamatan langsung (observasi) lapangan,
atau dapat juga melakukan pembuatan suatu formulir yang harus diisi
oleh nara sumber seperti misalnya pembuatan kuisioner. Pemodelan seperti
prediksi/peramalan (forecasting), simulasi dan masih banyak lagi cara-
cara atau metode atau teknik pengumpulan data primer. Data sekunder
yaitu data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian.
Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak
lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun
non komersial,misalnya yaitu pada peneliti yang memakai data
statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.
Data berdasar sumbernya yaitu data internal yaitu data yang
menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal,
misalnya data keuangan, data pegawai, data produksi dan lain-lain. Data
eksternal yaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang
ada di luar organisasi, misalnya data jumlah penggunaan suatu produk
pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk,
dan lain sebagainya.
Data berdasar jenisnya seperti data kuantitatif yaitu data yang
dipaparkan dalam bentuk angka-angka, misalnya yaitu jumlah pembeli
saat hari-hari libur, tinggi badan siswa dan lain-lain. Data kualitatif yaitu
data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna,
misalnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan,
anggapan para ahli terhadap psikopat dan lain-lain.
Pembagian jenis data berdasar sifatnya yakni data diskrit yaitu
data yang nilainya yaitu bilangan asli, misalnya yaitu berat badan mahasiswa
IAIN-SU Medan fakultas tarbiyah program studi PMM-3, nilai rupiah dari
waktu ke waktu, dan lain-sebagainya. Data kontinyu yaitu data yang
nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu
ke nilai yang lainnya, misalnya penggunaan kata sekitar, kurang lebih
(lebih kurang/±), kira-kira, dan sebagainya.
Jenis-jenis data menurut waktu pengumpulannya yakni data cross-
section yaitu data yang menunjukkan titik waktu tertentu, misalnya laporan
keuangan per 31 desember 2010, data pelanggan PT. Yahfizham bulan
mei 2010, dan lain sebagainya. Data time series/ data berkala yaitu data
yang menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara
histories, misalnya data kembangan nilai tukar mata uang dollar amerika
terhadap rupiah dari tahun 2005 sampai 2010, jumlah pengikut jamaah
wahdatul wujud, dll. Secara lebih detail, pembahasan data ini dapat dilihat
pada bab selanjutnya
1. Hirarki Data
Secara tradisional, data diorganisasikan kedalam suatu hirarki yang
terdiri atas elemen data, rekaman/record dan file.
Elemen data
Elemen data yaitu satuan data yang terkecil yang tidak dapat dipecah-
pecah lagi menjadi unit lain yang mempunyai arti. Istilah lain dari
data yaitu item atau atribute atau field atau kolom.
Rekaman/Record
Rekaman yaitu gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait
antara satu isi tabel dengan isi tabel lainnya. Rekaman juga disebut
dengan istilah tupel atau baris.
File
File merupakan himpunan keseluruhan rekaman/record yang bertipe
sama atau kumpulan dari elemen data dan record yang biasanya terdiri
dari beberapa tabel. Kumpulan beberapa tabel dan isi dari tabel inilah
yang disebut sebagai file.
2. Basis Data
Basis data (database) terdiri atas 2 kata, yaitu basis dan data, basis
dapat diartikan sebagai gudang atau markas, sedangkan data yaitu
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu obyek. Data merupakan
istilah majemuk yang berasal dari kata datum yang berarti fakta atau
bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan,
simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, kalimat-kalimat, instruksi-
instruksi, angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol, ide, konsep, kondisi,
suara, situasi atau kombinasinya dan lain-lain.
Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang,
seperti :
Himpuna kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan
sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan
cepat dan mudah
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu,
untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan
dalam media penyimpanan elektronis.
Menurut Efraim Turban dkk dalam bukunya yang berjudul “ decision
support systems and intelligent systems” bahwa basis data yaitu kumpulan
data yang saling terkait yang diorganisasi untuk memenuhi kebutuhan
dan struktur suatu organisasi dan dapat digunakan oleh lebih dari satu
orang untuk lebih dari satu aplikasi.
Basis data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja
dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya yaitu pengaturan data dan
tujuan utamanya yaitu kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan
kembali data ini . Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan
yang digunakan. Jika pena-kertas diarsipkan dan disimpan memakai
lemari dari besi atau kayu, maka basis data memakai media penyimpanan
elektronis seperti harddisk, flash disk, compact disk, dan lain-lain. Perbedaan
media ini yang selanjutnya memunculkan perbedaan-perbedaan lain yang
menyangkut jumlah dan jenis serta cara-cara/metode yang dapat digunakan
dalam upaya penyimpanan data.
Satu hal yang juga harus diperhatikan, bahwa basis data bukan hanya
sekedar penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer),
maksudnya bahwa tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronis
bisa disebut sebagai basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi
data dalam file teks (dengan program pengolah kata/word), spreadsheet/
excel dan lain-lain. Word dan excel tidak bisa disebut sebagai basis data,
sebab didalamnya tidak terdapat pemisahan dan pengelompokan data
sesuai jenis dan fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data
nantinya. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data yaitu pengaturan
atau pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai fungsi atau jenis
dari datanya. Pengelompokan atau pengorganisasian ini dapat berbentuk
sejumlah tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian field-field data
untuk tiap-tiap tabel.
3. Abstraksi Data
Abstraksi data merupakan tingkatan atau level untuk dapat melihat
data dalam suatu sistem basis data. Data yang terlihat oleh pemakai atau
user biasa, pada suatu antar muka pengguna ( interface ) sebenarnya berbeda
dengan data yang tersimpan secara fisik dalam suatu basis data. Hanya
perancang sistem basis data yang dapat melihat secara keseluruhan atau
detail dari tiap-tiap abstraksi data ini . Ada tiga level abstraksi data,
yaitu:
1) level fisik (physical level), merupakan tingkatan yang paling bawah
atau rendah dalam abstraksi data yang menunjukkan bagaimana sesung-
guhnya suatu data disimpan didalam tempat penyimpanan data. Pada
tingkatan ini data akan terlihat sebagai gabungan dari struktur dan
datanya sendiri dan juga dapat dilihat bagaimana data direpresentasikan
secara fisik pada tempat penyimpanan data ini . Tingkatan ini
akan memperlihatkan bagaimana bentuk data secara fisik didalam
tempatnya, data bisa saja direpresentasikan sebagai teks, angka atau
himpunan dari bit-bit data.
2) level konseptual (conceptual level), yaitu abstraksi data yang menggambarkan
data apa yang sebenarnya disimpan secara fungsional didalam suatu
sistem basis data dan bagaimana hubungan data yang satu dengan
data yang lainnya. Pada tingkatan ini akan diketahui bagaimana data
di kelola sehingga akan terlihat dan diketahui, bahwa suatu data yang
berisikan mengenai data karyawan, telah dipilah-pilah atau dipisah-
pisah kedalam beberapa tabel atau file.
3) level menampilkan (view level), merupakan tingkatan yang paling
tinggi atau paling atas dari abstraksi data. Pada tingkatan ini, data
yang ditampilkan kepada pemakai akan berbeda dengan bentuk fisik
dari data sebenarnya yang terdapat pada tempatnya. Penampilan data
pada tingkatan ini biasanya telah memanfaatkan suatu interface. Data
yang diperlihatkan tidak saja dari satu tabel tetapi mewakili relasi antar
tabel. Data dan output yang ditampilkan sudah mempunyai arti, tidak
dalam bentuk kode program.
4. Komponen Basis Data
Komponen-komponen utama untuk dapat membuat atau menciptakan
suatu sistem basis data yaitu sebagai berikut :
a) Perangkat keras (hardware)
sebab basis data merupakan sistem virtual sudah pasti membutuhkan
perangkat keras seperti komputer atau minimal yang setara dengan
komputer. Kemudian tempat penyimpanan datanya, baik penyimpanan
data permanen atau hanya sebagai back-up saja, seperti harddisk,
memori stick, flash disk dan lain sebagainya. Perangkat keras tambahan
yaitu perangkat komunikasi untuk jaringan, seperti kabel, modem,
wifi, dan lain sebagainya.
b) Sistem operasi (operating system)
Biasanya komputer telah memiliki minimal satu sistem operasi, sebagaimana
telah dijelaskan pada bab terdahulu bahwa sistem operasi merupakan
program yang mengaktifkan komputer, mengendalikan seluruh sumber
daya dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dalam komputer.
Semua sistem operasi dapat dijadikan komponen basis data, seperti
sistem operasi windows, linux, java, mac OS dan lain sebagainya.
c) Aplikasi basis data
Komponen aplikasi basis data ini dapat digunakan apabila telah terdapat
sistem operasi. Aplikasi basis data akan menentukan bagaimana data
diorganisasikan, disimpan, diubah dan diambil kembali. Sistem aplikasi
basis data juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian
data secara bersama-sama, keakuratan dan konsistensi data dan sebagainya.
Contoh aplikasi basis data yang dapat digunakan sebagai komponen
basis data seperti.
MS-Office Access, dBase III+, foxbase, Rbase, oracle, mySQL, MS-SQLServer,
informix, sybase, CA-Open ingres, borland interbase, jdbms dan masih
banyak lagi aplikasi basis data yang dapat digunakan.
d) Aplikasi antarmuka pengguna (interface)
Banyak aplikasi yang dapat dipakai sebagai interaksi antara antarmuka
pengguna dengan basis data dan biasanya sistem basis data telah mempunyai
antarmuka sendiri-sendiri. Namun demikian, interaksi antara pengguna
dengan sistem basis data dapat dipilih dan dipakai sesuai dengan kebutuhan,
misalnya saja semua bahasa pemograman yang berbasis visual dan
berbasis web, seperti visual basic, delphi, java, visual foxpro, visual
dbase, php, html, xml dan masih banyak lagi yang lainnya.
e) Pemakai (user)
Terdapat penggolongan atau pengelompokan pemakai terhadap suatu
sistem basis data, hal ini dibedakan berdasar cara pemakai berinteraksi
dengan basis data. Programer aplikasi berinteraksi dengan basis
data melalui bahasa pemograman. Bisa memakai bahasa queri
seperti bahasa pendefinisian data, bahasa manipulasi data dan bahasa
kontrol data. Pemakai mahir (casual user), berinteraksi dengan
basis data tanpa memakai bahasa pemograman. Umumnya ber-
interaksi dengan basis data memakai bahasa queri standart seperti
bahasa pendefinisian data, bahasa manipulasi data dan bahasa kontrol
data. Pemakai biasa, berinteraksi dengan basis data melalui suatu
antarmuka pengguna yang telah disiapkan oleh programer aplikasi.
C. Sistem
Konsep dasar dari sistem informasi manajemen terdiri atas sistem,
informasi dan manajemen. Pembahasan sistem informasi manajemen
dimulai dari pengertian sistem yang dikemukakan oleh beberapa ahli
sebagai berikut:
a) Sistem yaitu seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling
mempengaruhi dalam satu lingkaran tertentu
b) Sistem yaitu sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk
mencapai suatu tujuan
c) Sistem yaitu setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri
dari bagian-bagian yang saling mempengaruhi
d) Sistem merupakan bagian-bagian yang beroperasi secara bersama-
sama untuk mencapai beberapa tujuan
e) Sistem yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai
suatu tujuan
INPUT PROCESS /
TRANSFORMATION OUTPUT
f) Ryans(1968), system is any identifiable assemblage of element (object,
person, activities, information records, etc) which are interrelated by
process or structure and which are presumed to function as an organizational
entity generating an observable (or sometimes merely inferable) product.
g) William A. Shorde (1995) dalam bukunya Organization and Management
menyebutkan ada sekitar enam ciri dari suatu sistem, yaitu perilaku
berdasar tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi transformasi,
terjadi korelasi, memiliki mekanisme kontrol artinya terdapat kekuatan
yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang bersangkutan.
h) Menurut Budi Sutedjo (2002) sistem yaitu kumpulan elemen yang
saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan
dalam usaha mencapai suatu tujuan.
Jenis sistem secara umum terdiri dari sistem terbuka dan sistem
tertutup (open-loop and closed-loop system). Sistem terbuka yaitu sistem
yang tidak memiliki sasaran, pengendalian mekanisme dan umpan balik.
Sedangkan sistem tertutup yaitu suatu sistem yang memiliki sasaran,
pengendalian mekanis dan umpan balik
Gambar sistem terbuka dan tertutup seperti berikut ini:
1. Klasifikasi Sistem
Menurut beberapa ahli bahwa sistem dapat diklasifikasikan kedalam
beberapa bentuk pengertian sebagai berikut:
a. Sistem abstrak (abstract system), yaitu sistem berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya seperti hubungan
ibadah manusia sebagai mahkluk yang diciptakan oleh Allah SWT
terhadap yang menciptakan yaitu Allah SWT sendiri, susunan acara
atau program kegiatan dan lain-lain.
b. Sistem konkrit/nyata (physical system), yaitu sistem yang ada atau
kelihatan secara fisik/kasat mata, yang terdiri dari kumpulan benda,
seperti misalnya mesin-mesin yang ada dipabrik-pabrik, mesin kendaraan
bermotor dan lain-lain.
c. Sistem yang tidak dibuat oleh manusia tetapi sistem yang dibuat oleh
Allah SWT yang terjadi seperti kelihatan secara alamiah (natural
system), contohnya tata surya atau galaxy, reproduksi manusia dan
hewan dan lain-lain.
d. Sistem buatan manusia atau sistem yang dirancang oleh manusia
(human made system), dimana interaksi atau hubungan antara manusia
yang membuat sistem terjadi terhadap sesuatu hal atau benda, contohnya
saja sistem komputer dan lain sebagainya.
e. Sistem tertentu (deterministic system), yaitu sistem yang bekerja dengan
tingkah laku atau pola-pola tertentu yang telah disiapkan sebelumnya
untuk dapat melakukan suatu prediksi atau ramalan terhadap sesuatu
hal. Dapat dicontohkan seperti pertumbuhan penduduk dikawasan
atau daerah tertentu, listrik yang dapat dikondisikan On atau Off dan
sebagainya.
f. Sistem taktentu (probabilistic system), dimana kebalikan dari sistem
b
INPUT PROC ESS / OUTPUT
OBJECTIVES
CONT ROL
MEC HANISM
Feedback loop
TRANSFOR MATION
tertentu yaitu sistem yang bekerja dengan tingkah laku atau pola-
pola taktentu yang tidak dapat dilakukan suatu prediksi atau ramalan
terhadap sesuatu hal, misalnya saja untuk dapat mengetahui secara
pasti kapan berhentinya atau berakhirnya luapan larva atau debu panas
dari suatu letusan gunung dan lain-lain.
2. Lingkungan Sistem
Kondisi musim Pelanggan Pemerintah
Pemegang saham Kompetisi / Pesaing
Bank
V
endor
Proses
- Prosedur
- Program
- Alat
- Aktivitas
- Keputusan
Input
- Bahan mentah
- Biaya
- Sumber daya
Output
- Kinerja
- Konsekuensi
- Produk jadi
- Pengiriman
Keputusan
umpan balik
lingkungan
batasan sistem
Sistem dibagi menjadi tiga bagian berbeda yaitu input, proses dan
output. Bagian-bagian ini dikelilingi oleh suatu lingkungan dan sering
melibatkan suatu mekanisme umpan balik, selain itu pengambilan keputusan
juga dianggap sebagai bagian dari sistem.
3. Efektivitas dan Efisiensi Sistem
Sistem dievaluasi dan dianalisis dalam dua ukuran kinerja utama,
yaitu efektivitas dan efisiensi.
· Efektivitas yaitu tingkat pencapaian tujuan, jadi efektivitas berkaitan
dengan output atau hasil dari suatu sistem (misalnya penjualan total
atau pendapatan per saham).
· Efisiensi yaitu ukuran pemakaian input atau segala sumber daya
untuk mencapai output (misalnya berapa banyak uang yang digunakan
untuk mendapatkan tingkat penjualan tertentu).
D. Informasi
Hampir semua aktivitas dan kegiatan manusia pada saat sekarang
ini selalu menghasilkan informasi, dimana teknologi terlibat didalamnya,
seperti misalnya alat untuk memasak beras, manusia berpikir bagaimana
caranya agar alat untuk memasak beras yang dahulunya tidak mampu
memberi informasi menjadi mampu memberi informasi yang benar
mengenai cara-cara memasak beras yang baik dan benar, berapa lama
waktu yang dibutuhkan agar beras menjadi nasi sehingga aman untuk
dikonsumsi, mampu dihidupkan dari jarak yang jauh dan sebagainya.
Perusahaan memandang informasi sebagai suatu aset yang harus
dikelola dengan cara-cara yang benar dengan maksud agar informasi
ini mudah diperoleh dan dapat dimanfaatkan kembali. Bagi para
menejer disemua lini, bahwa informasi merupakan satu sumber daya
yang dianggap berpengaruh besar terhadap keberlangsungan usaha.
Dunia usaha atau bisnis pada saat ini dan masa akan datang tantangannya
semakin kompleks dan global.
Disisi lain bahwa komputer sebagai suatu alat dalam mengolah
data menjadi informasi sampai kemudian menjadi pengetahuan semakin
menunjukkan kemampuan yang baik, ini terlihat dari harga yang terjangkau,
prosesor yang semakin cepat dan hard disk drive sebagai tempat penyimpanan
data yang berkapasitas besar, kemudian juga didukung dengan aplikasi-
aplikasi yang mampu menyediakan gudang-gudang data seperti data
warehouse.
Banyak dari para ahli memberi konsep dan definisi dari informasi,
berikut ini definisi dari informasi sebagai berikut :
a) “Data have been shaped into form that is meaningful and useful to human
Data Informasi Diolah
beings”. (Informasi yaitu data yang disusun kedalam bentuk yang
dapat dimengerti dan bermanfaat bagi pengguna/ user).
b) Informasi yaitu hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberi
bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi.
c) Informasi yaitu data yang mempunyai nilai (berarti) bagi penerimanya
dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan.
Contoh dari informasi yaitu sebagai berikut:
900F C = 5/9 (F – 32) 32,220C
Gambar 4.5. Informasi dalam derjat celcius
Penjelasan gambar 4.5.
o 900F yaitu data berbentuk angka dalam derjat fahreinhet (inputan/
datanya).
o C = 5/9 (F – 32) yaitu formula/rumus yang dijadikan sebagai proses
pengolahan (proses pengolahan).
o 32,220C yaitu hasil atau keluaran berbentuk angka dalam derjat
celcius (outputan/ informasi).
Contoh lain dari informasi diperlihatkan sebagai berikut:
Perusahaan pasti melakukan kegiatan transaksi, misalnya saja transaksi
penjualan oleh sejumlah salesman. Salesmen biasanya yaitu pekerja yang
mempunyai data seperti nama, alamat, nama produk/barang yang dijual,
kode produk yang dijual, wilayah penjualan dan sebagainya. Data yang
tadi belum mempunyai arti yang bermanfaat bagi perusahaan dan bagi
para menejer, khususnya menejer penjualan untuk keperluan pengambilan
keputusan. Data ini kemudian perlu dilakukan pengolahan lebih lanjut
untuk menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat dan berguna, serta
efektif dan efisien. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya,
misalnya :
Informasi berbentuk laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna
bagi manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus.
Informasi berbentuk laporan penjualan tiap-tiap wilayah, berguna
bagi manajemen untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan.
Informasi berbentuk laporan penjualan tiap-tiap jenis produk, berguna
bagi manajemen untuk mengevaluasi produk yang tidak atau kurang
laku terjual.
Dan lain sebagainya.
Gambar 4.7. Informasi yang ditampilkan dari suatu dokumen
1. Dimensi Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan efisiensi biaya untuk mendapatkannya. Kegunaan
informasi yaitu untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses
pegambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Masalahnya yaitu
berapa yang harus dibayar oleh perusahaan untuk mendapatkan informasi
Gambar 4.6. Bentuk informasi dalam laporan penjualan produk pulpen.
Nama : produk pulpen
Informasi
Laporan penjualan
Per 31 Desember 2009
Wilayah Nama Salesmen Total Penjualan
1. Medan kota 1. Arismunandar 12 Lusin
2. Tembung 2. Yuanira 20 Lusin
Data
Nama Salesman
Nama Produk
Total Penjualan
Wilayah
dll
ini . Apakah informasi yang didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan
untuk mendapatkannya?.
Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya
digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah
yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. sebab sebagian besar
informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai
uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai investasi
biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness, atau cost-benefit.
Ada beberapa dimensi yang menjadi pertimbangan dalam mengolah
data menjadi informasi, dimensi ini akan dapat menambah nilai dari
informasi. Berikut akan dijelaskan dimensi informasi sebagai berikut :
Relevansi. Informasi memiliki relevansi jika informasi ini berhubungan
dengan masalah yang sedang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat
memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati dahulu sejumlah
fakta-fakta yang tidak berhubungan. Data yang relevan dengan pengambilan
keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut sebagai “informasi”.
Akurasi. Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi
fitur-fitur yang memberi kontribusi kepada tingkat akurasi sistem
akan menambah biaya dari sistem informasi ini . sebab hal ini,
para pengguna sering kali terpaksa harus menerima tingkat akurasi
yang kurang dari 100 persen. Aplikasi-aplikasi yang melibatkan uang,
seperti penggajian, penagihan, piutang, berusaha untuk mencapai
tingkat akurasi 100 persen. Aplikasi-aplikasi lainnya, seperti peramalan
ekonomi jangka panjang dan laporan-laporan statistik, sering kali masih
tetap bermanfaat meskipun data yang dipergunakan kurang dari 100
persen akurat.
Ketepatan waktu. Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan
keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya
peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi
yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini, selain dari apa
yang telah terjadi dimasa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan
diambil tidak akan memiliki nilai yang bermanfaat.
Kelengkapan. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi
yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu
atau solusinya. Namun, sistem hendaknya juga tidak menenggelamkan
pengguna dalam lautan informasi. Istilah kelebihan muatan informasi
(information overload) menunjukkan bahwa memiliki informasi
yang terlalu banyak juga dapat memberi kerugian. Pengguna hendaknya
dapat menentukan jumlah rincian yang dibutuhkan.
Biasanya yang terbaik yaitu memberi pengguna menentukan
sendiri dimensi informasi yang dibutuhkannya. Spesialis sistem informasi
dapat membantu pengguna melakukan dimensi informasi yang dibutuhkan
dengan cara-cara yang mudah difahami.
E. Manajemen
George R. Terry (1997) menyatakan bahwa manajemen merupakan
proses yang khusus yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia maupun
sumber daya lainnya.
Definisi lain menyatakan bahwa manajemen merupakan proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan antar
anggota organisasi dengan memakai seluruh sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner AF, 1998).
Turban dalam bukunya “sistem pendukung keputusan dan sistem
cerdas” edisi 7 jilid 1 terjemahan dalam bahasa Indonesia menuliskan
bahwa manajemen yaitu suatu proses untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi dengan memakai berbagai sumber daya. Sumber daya
ini meliputi berbagai input, pencapaian tujuan dipandang sebagai
output dari proses. Tingkat sukses suatu organisasi dan kerja menejer
sering diukur dengan rasio antara output dengan input, rasio ini yaitu
indikasi produktivitas perusahaan.
Menurut Jones et-al manajemen yaitu the planning, organizing, leading
and controlling of resources to achieve organizational goals effectively and
efeciently. Pengertian manajemen yang dirumuskan oleh Jones dan kawan-
kawannya yaitu pengertian manajemen yang lazim digunakan dan
disepakati oleh sebagian besar tokoh manajemen, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan penggunaan sumber
daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien
dan dengan menambahkan decision making.
Dubrin memberi pengertian manajemen suatu proses mnggunakan
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi melalui fungsi
planning, and decision making, organizing, leading and controlling.
Sedangkan definisi manajemen diungkapkan oleh Robbin yaitu sebagai
suatu proses untuk membuat aktivitas terselesaikan secara efesien dan
efektif dengan dan melalui orang lain.
Pendekatan ilmu manajemen mengadopsi pandangan bahwa dalam
pemecahan masalah, para menejer mengikuti suatu proses sistematis.
Dengan demikian yaitu mungkin untuk memakai suatu pendekatan
saintifik untuk mengotomatisasi beberapa bagian pengambilan keputusan
menejerial. Proses sistematis melibatkan langkah-langkah berikut:
1. Menetukan masalah (situasi keputusan yang dapat terkait dengan
beberapa kesulitan atau suatu peluang).
2. Mengklasifikasikan masalah ke dalam kategori standart.
3. Mengkonstruksi suatu model matematika yang menjelaskan masalah
nyata.
4. Menemukan solusi-solusi yang mungkin untuk masalah yang telah
dimodelkan dan mengevaluasi solusi ini .
5. Memilih dan merekomendasikan suatu solusi untuk masalah.
F. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi yaitu proses aktivitas dalam mengumpulkan, menyimpan,
menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan khusus. Sistem
informasi yaitu jantung bagi sebagian besar organisasi. Sistem informasi
dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai
satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung
dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga
suatu Instansi Pemerintahan. Informasi menjelaskan mengenai organisasi
atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa
lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi
dimasa yang akan datang tentang organisasi ini .
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai
orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan
sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data
yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan
dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan
faktafakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang
terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak
dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan
harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan.
Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberi
manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu
organisasi dimaksudkan untuk memberi dukungan informasi yang
dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan
manajemen. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya,
yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran
(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan
organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis
permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan
di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh
dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi
bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk
mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-
aktivitas yang akan memakai . Sistem informasi juga membutuhkan
umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap
input berikutnya.
1. Sistem Pemrosesan Transaksi.
Komputer telah digunakan untuk keperluan bisnis sejak sekitar tahun
1950an, mulai saat itu perkembangan teknologi komputer mengalami
kemajuan sangat pesat hingga saat ini dan pastinya masa akan datang
yang memungkinkan untuk dapat dimanfaatkan secara individu dan juga
organisasi. Komputer yang pertama kali dijual secara komersil dipasaran
bernama UNIVAC I, yang pertama kali dipasang di biro sensus Amerika
Serikat (U.S. Census Bureau).
International Business Machines (IBM), dengan cepat merespon dengan
meluncurkan produk yang lengkap yang mengarah pada diciptakannya
System/360 pada tahun 1960an yang dapat dioperasikan oleh banyak
pengguna (multiuser) dan banyak pengguna ini dapat melakukan
berbagai macam operasi atau pekerjaan di waktu yang bersamaan pula
(multitasking). Mulai dari teknologi secara hardware komputer seperti
mainframe sampai ke personal komputer (PC), Moore telah mampu memprediksi
melalui hukum moorenya (Moore’s Law) bahwa kemajuan teknologi komputer
akan terus berlipat ganda kemampuannya setiap 18 bulan.
Sistem pra komputer mengurusi masalah penggajian, persediaan
dan data penagihan serta transaksi buku besar. Proses-proses ini secara
alamiah menjadi aplikasi komputer yang pertama setelah komputer dijual
dipasaran sebab bagaimanapun proses-proses ini dapat difahami dengan
mudah dan pemanfaatan ataupun penggunaan komputer ini dapat
meningkatkan kecepatan dan keakuratan tugas-tugas seperti ini.
Sistem berbasis komputer yang pertama dikenal dengan istilah sistem
pemrosesan data elektronik (electronic data processing system/
EDP), belakangan istilah ini berubah menjadi sistem pemrosesan transaksi
(transaction processing system) merupakan istilah yang lebih dahulu
dikenal secara umum. Aplikasi bisnis pertama melibatkan pengolahan
transaksi-transaksi akuntansi. Sistem pemrosesan transaksi ini berbagi
satu ikatan yang sama dimana mereka memproses data yang mencerminkan
aktivitas perusahaan.
Input, transformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan berada
dibagian bawah. Data dikumpulkan dari semua sistem fisik dan lingkungan
lalu dimasukkan kedalam basisdata. Perangkat lunak pemrosesan data
mengubah data menjadi informasi bagi manajemen perusahaan dan
bagi individu-individu dan organisasi-organisasi didalam lingkungan
perusahaan. Informasi yang dihasilkan memiliki makna yang biasanya
menceritakan sesuatu hal yang belum diketahui kepada pengguna. Penting
pula mengetahui aliran informasi ke lingkungan, banyak atau bahkan
sebagian besar informasi yang dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi
dimaksudkan untuk digunakan oleh orang-orang atau organisasi-organisasi
diluar perusahaan. Suatu model dari sistem pemrosesan transaksi diperlihatkan
oleh gambar berikut:
G. Sistem Informasi Manajemen
Konsep sistem informasi manajemen muncul setelah ditemukannya
dan dirasakannya kebutuhan untuk menyediakan informasi kepada para
menejer. Setelah sistem pengolahan transaksi akuntansi telah ada, banyak
perusahaan besar dan menengah menggeser fokus sistemnya pada penyediaan
informasi kepada menejer-menejernya untuk memecahkan masalah.
Sistem pertama yang berorientasi pada informasi disebut Sistem Informasi
Manajemen/ SIM (MIS/ Management Information System). Sasaran
dari SIM ini yaitu memberi dukungan secara luas kepada seluruh
manajer dari suatu unit organisasi. Pada waktu yang kurang lebih bersamaan,
pengolah kata memperkenalkan sekumpulan aplikasi yang pada akhirnya
menjadikan konsep kantor virtual menjadi kenyataan.
Dengan telah terbentuknya dan berjalannya sistem pemrosesan transaksi,
baik spesialis informasi perusahaan maupun produsen komputer ingin
terus melanjutkan peningkatan dalam aktivitas komputasi, sehingga mereka
mencari area-area aplikasi yang baru. Tidak dibutuhkan waktu yang lama
bagi mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pemrosesan
transaksi ternyata masih jauh dari sempurna. Model sistem pemrosesan
transaksi ini pada umumnya tidak mampu mengubah volume-volume
lingkungan data informasi
Manajemen
Aplikasi
Pemroses
Data
Basis
Data
Transformasi Input Output
lingkungan
Sistem
Pemrosesan Transaksi
data menjadi informasi yang telah teragregat, tersortir, terorganisasi
dan terproses yang dibutuhkan oleh para menejer. Lama kelamaan seiring
dengan meningkatnya pengetahuan para menejer mengenai komputer,
mereka menjadi faham akan logika yang mendasari proses yang mereka
ikuti dalam pemecahan masalah dan mereka lalu menjadi lebih mampu
menjelaskan kebutuhan-kebutuhan informasi yang mereka miliki, lalu
kemudian disisi lain, spesialis sistem informasi juga mempelajari dasar-
dasar manajemen dan bagaimana caranya bekerja sama dengan para
menejer dalam merancang sistem informasi, maka dilakukanlah rancang
ulang terhadap sistem pemrosesan transaksi menjadi sistem yang dapat
lebih sesuai dengan kebutuhan para menejer. Sistem-sistem ini pada akhirnya
mencapai kemapanan sebagai area aplikasi komputer yang utama.
Sistem komputer yang utama ini disebut dengan istilah SIM.
SIM sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi
tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna
SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal-perusahaan
atau sub-unit anak perusahaannya. Informasi yang disediakan oleh SIM
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya dilihat dari
apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi, dan apa yang
mungkin terjadi dimasa akan datang. SIM akan menghasilkan informasi
ini melalui penggunaan dua jenis perangkat lunak (aplikasi/software):
Perangkat lunak pembuat laporan (report-writing software) yang meng-
hasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala
dikodekan dalam suatu bahasa pemograman dan disiapkan sesuai
jadwal tertentu. Laporan khusus yang sering disebut pula sebagai laporan
ad-hoc dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak
diantisipasi sebelumnya.
Model matematis menghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu
simulasi atas operasi perusahaan. Model-model matematis yang meng-
gambarkan operasi perusahaan dapat ditulis memakai semua
jenis bahasa pemograman.
Output informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak
yang akan memecahkan masalah, baik itu menejer maupun kalangan
profesional dalam pengambilan keputusan guna memecahkan masalah
perusahaan. Model SIM dapat diperlihatkan oleh tampilan gambar berikut:
Basis data ini memuat data yang diberikan oleh sistem pemrosesan
transaksi, selain itu baik data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan.
Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan berinteraksi dengan
organisasi-organisasi lain, seperti pemasok, untuk membentuk suatu sistem
informasi antarorganisasi (interorganizational information system/IOS).
SIM akan memasok informasi keanggota-anggota IOS yang lain sekaligus
juga kepada para pengguna.
SIM merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi
yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan
informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak
harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin
SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.
Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi
yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing).
Definisi lain dari SIM yaitu sebuah sistem manusia/mesin yang
terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Sistem ini memakai perangkat keras (hardware) dan perangkat
data informasi lingkungan
Pihak pemecah
masalah organisasi
Aplikasi
Pembuat
laporan
Basis
Data
lingkungan
Sistem
Informasi Manajemen
Model
Matematis
Gambar 4.9. Model SIM
lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
keputusan, dan sebuah “data base”.
1. Kegunaan/ Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna
bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan
informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan
untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang
diambilnya. berdasar pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat
bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM yaitu
supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan
keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin
maupun keputusan-keputusan yang strategis.
SIM yaitu suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi
data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain yaitu sebagai
berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan
akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara
sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan
sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis
dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
sistem.
8. Organisasi memakai sistem informasi untuk mengolah transaksi-
transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai
salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank memakai sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah
dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang
terjadi.
Para pengguna SIM ini dapat mencakup para menejer semua lini
dan non menejer didalam suatu unit organisasi sekaligus juga orang-
orang dan organisasi-organisasi diluar perusahaan. Masa depan teknologi
informasi yang sudah pasti SIM ada didalamnya menunjukkan dan mengarah
pada tren penyusutan ukuran file-file ataupun juga berkas-berkas dan
peningkatan mobilitas.
Menejer yaitu kelompok pengguna yang penting sebab informasi
merupakan hal yang sangat penting artinya bagi mereka. Menejer ada
pada berbagai tingkatan organisasi dan diberbagai area bisnis. Tanpa
melihat posisi menejer didalam organisasi, setiap menejer akan melakukan
fungsi-fungsi manajemen tertentu dan memainkan peran-peran menejerial
yang membutuhkan informasi untuk memecahkan masalah dan melakukan
pengambilan keputusan. Menejer membutuhkan informasi untuk meng-
identifikasikan masalah, mengembangkan solusi alternatif, memilih solusi
yang terbaik dan meninjau konsekuensi dari keputusan yang telah dibuat.
2. Menejer sebagai Pengguna Sistem Informasi
sebab menejer yaitu individu, kebutuhan informasi yang mereka
miliki juga sangat beragam. Namun beberapa kerangka yang bermanfaat
telah dikembangkan sehingga memungkinkan kita berfokus pada peranan
informasi dalam pemecahan masalah. Sistem informasi bermutu tinggi
tidak dapat dikembangkan kecuali profesional sistem informasi dan menejer
memahami kerangka menejerial yang menjadi dasar dari organisasi-
organisasi modern.
Menejer terdapat diberbagai tingkatan menejerial dan didalam berbagai
area bisnis perusahaan. Teoritikus manajemen Robert N.Anthony memberi
nama untuk tiga tingkatan manajemen, yaitu:
Menejer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning); merupakan
manajer tingkat atas, seperti Presiden, Wakil Presiden, jajaran para
Menteri, para eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya
berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi
lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan
strategi organisasi.
Menejer tingkat pengendalian manajemen (management control);
yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, mempunyai
tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah
ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan
organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini misalnya yaitu
Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon
III, Kepala Bagian/Bidang.
Menejer tingkat pengendalian operasi (operational control) merupakan
manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, bertanggung jawab
melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat
menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.
Gambar 4.10. Tingkat manajemen mempengaruhi sumber informasi dan penyajian
Para menejer dipuncak hierarki organisasi, mengakui adanya fakta
bahwa keputusan mereka sering kali akan memiliki dampak pada keseluruhan
organisasi selama bertahun-tahun kemudian. Para menejer tingkat menengah
memiliki tanggung jawab untuk menjalankan rencana dan memastikan
tercapainya tujuan. Para menejer tingkat rendah bertanggung jawab
untuk menyelesaikan rencana yang ditentukan oleh para menejer ditingkat
yang lebih tinggi sebab pada menejer tingkat rendah inilah seluruh operasi
perusahaan benar-benar terjadi.
Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh
signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber
informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya.
Penting artinya bagi pihak-pihak yang merancang sistem informasi
untuk mempertimbangkan tingkat menejer, sebab sistem ini akan
dapat mempengaruhi baik itu sumber informasi maupun bagaimana informasi
akan disajikan. Gambar 2.9 diatas menunjukkan bahwa menejer ditingkat
perencanaan strategis menempatkan penekanan yang lebih besar pada
informasi lingkungan daripada menejer pada tingkat yang lebih rendah
dan menejer pada tingkat kendali operasional menganggap informasi
internal yaitu hal yang paling vital. Menejer tingkat perencanaan strategis
lebih menyukai informasi dalam bentuk rangkuman, sedangkan menejer
tingkat kendali operasional lebih menyukai informasi yang lebih terinci.
Selain tingkat organisasi, menejer dapat ditemukan diberbagai area
bisnis, tiga area bisnis secara tradisional yaitu pemasaran, produksi dan
keuangan. Belakangan bahwa area bisnis tradisional mengalami perkembangan
(penambahan area bisnis yaitu sumber daya manusia dan layanan informasi)
sebab dianggap memiliki arti yang cukup penting. Gambar berikut akan
menunjukkan tingkatan organisasi secara keseluruhan dan umum yang
meliputi area bisnis ini .
Gambar 4.11. Menejer dapat ditemukan disemua tingkatan dalam semua area
bisnis perusahaan manufaktur.
3. Pekerjaan yang dilakukan oleh Menejer
Meskipun terdapat perbedaan yang nyata diantara tingkat-tingkat
manajemen dan diantara area bisnis, semua menejer melaksanakan fungsi
dan memainkan peranan yang sama didalam suatu organisasi. Sekitar
tahun 1914, teoritikus manajemen asal Prancis Henri Fayol melihat bahwa
menejer menjalankan lima fungsi manajemen utama yaitu:
1. Menejer merencanakan apa yang akan mereka lakukan.
2. Menejer berorganisasi untuk menjalankan rencana.
3. Menejer mencari atau mengisi organisasi dengan sumber daya yang
dibutuhkan.
4. Menejer mengarahkan sumber daya ini untuk melaksanakan
rencana.
5. Menejer mengendalikan sumber daya ini .
Semua menejer apapun tingkat atau area bisnisnya hingga tingkat
tertentu akan melaksanakan fungsi-fungsi diatas. Menejer ditingkat yang
berbeda akan memiliki penekanan pada fungsi yang berlainan pada fungsi
manajemen. Gambar dibawah ini akan menunjukkan fungsi manajemen
utama.
Gambar 4.12. Tingkat manajemen dapat mempengaruhi penekanan relatif
pada fungsi-fungsi manajemen.
Henry Mintzberg, profesor dari McGill University di Montreal menyatakan
bahwa fungsi-fungsi Fayol tidak dapat mengungkapkan cerita secara
lengkap mengenai fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud dan apa
saja yang dilakukan oleh para menejer. Ia lalu mengembangkan suatu
konsep kerangka kerja (frame work) yang lebih terinci yang terdiri atas
10 peranan manajerial yang dimainkan oleh menejer, yang melibatkan
aktivitas-aktivitas interpersonal, informasional dan keputusan. Peranan-
peranan ini ditampilkan dan didefinisikan dalam tabel berikut:
Tabel 4.1. Peranan Menejerial menurut Mintzberg
Untuk melakukan peran-peran ini menejer memerlukan informasi
yang dikirimkan secara efisien dan dalam cara yang dibatasi oleh waktu,
kekomputer personal mereka didalam desktop, kekomputer mobile dan
bahkan kekomputer yang embedded pada Personal Digital Assisten (PDA)
dan telepon seluler. Informasi ini dikirim oleh komputer yang berfungsi
sebagai server yang biasanya melalui teknologi berbasis web. Selain men-
Peranan Menejerial menurut Mintzberg
Peranan
inter-
personal
1. Figur Pimpinan. Menejer wajib melakukan tugas-tugas rutin yang
bersifat hukum, sosial atau hanya sekedar seremonial seperti
memberi tour ke fasilitas bagi para tamu yang berkunjung.
2. Pemimpin. Menejer memelihara unitnya dengan mempekerjakan
dan melatih staf serta memberi motivasi dan semangat.
3. Hubungan. Menejer melakukan kontak dengan orang-orang di
luar unit menejer itu sendiri, seperti misalnya melakukan kontak
terhadap sesama menejer, pihak-pihak lain didalam lingkungan
unit dengan tujuan menjalankan urusan-urusan bisnis.
Peranan
infor-
masional
4. Monitor. Menejer terus mencari dan menerima informasi internal
dan eksternal perusahaan.
5. Diseminator. Menejer meneruskan informasi yang berharga kepada
pihak-pihak lain didalam unitnya. Beberapa informasi yaitu
faktual, beberapa ada juga yang interpretasi dan integrasi.
6. Juru bicara. Menejer mengirimkan informasi yang berharga kepada
pihak-pihak diluar unitnya dan didalam lingkungannya mengenai
rencana perusahaan, kebijakan, tindakan, hasil dan seterusnya.
Menejer juga sebagai ahli mengenai industri organisasi.
Peranan
keputusan
7. Wirausaha. Menejer mencari peluang dan memprakarsai proyek-
proyek peningkatan untuk membawa perubahan, mensupervisi
desain dari proyek-proyek dan melakukan usaha perbaikan ter-
hadap unit, seperti mengubah struktur organisasi.
8. Penanganan gangguan. Menejer memberi reaksi terhadap
peristiwa-peristiwa yang tidak diantisipasi sebelumnya, seperti
misalnya devaluasi nilai tukar mata uang dinegara-negara asing
dimana perusahaan memiliki operasi.
9. Pengalokasian sumber daya. Menejer mengendalikan kas unitnya,
menentukan berbagai sub unit mana yang akan menerima sumber
daya sesuai dengan kebutuhannya. Bertanggung jawab terhadap
alokasi semua jenis sumber daya organisasi terkait mengenai
membuat atau menyetujui semua keputusan penting organisasi.
10.Negosiator. Menejer menyelesaikan perselisihan yang terjadi di
dalam unitnya dan antara unitnya dengan lingkungan. Bertanggung
jawab untuk mewakili perusahaan pada berbagai negosiasi penting.
dapatkan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan peran mereka
dengan lebih baik, menejer juga memakai komputer secara langsung
untuk mendukung dan meningkatkan pengambilan keputusan.
4. Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Masalah terjadi ketika suatu sistem tidak memenuhi tujuan yang
telah ditetapkan, tidak mencapai hasil atau tidak bekerja seperti yang
direncanakan. Pemecahan masalah yaitu aktivitas terpenting yang harus
dilakukan oleh menejer. Aktivitas lain seperti komunikasi juga sama pentingnya,
akan tetapi pemecahan masalah merupakan hal yang utama yang sering
kali menentukan berhasil atau tidaknya karir manajemen. Hasil dari
aktivitas pemecahan masalah yaitu solusi, kita sering mendefinisikan
masalah sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki
potensi untuk merugikan bagi suatu perusahaan atau yang menguntungkan
atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan (peluang).
Selama proses pemecahan masalah, menejer akan terlibat dalam
pengambilan keputusan, yaitu suatu aksi
